spot_img
留学マナビジンオリジナル英語教材ビジネスフレーズ集【貿易実務で使う英語】シーン別の例文集 納期、受発注、クレームなど

【貿易実務で使う英語】シーン別の例文集 納期、受発注、クレームなど

貿易事務として働くために欠かせない業務が「コレポン」です。

コレポンとは「Correspondence」の略で、英語を使用して海外とビジネスメールを行うことです。未経験で働く方や英語が得意でない方は苦手意識を感じやすいですが、意外と定型文を押さえておくだけでスムーズに海外とやり取りをすることができます。

貿易実務で使用する英文は使うシーンが限られているので、いくつかの「よく使うフレーズ」を押さえておくといいでしょう。
現在、関西にある大手貿易会社で事務をしている筆者が、いざという時に使える代表的なビジネス英文メールを、それぞれシーン別に紹介します。

受発注に関するメール内容

相手先の商品を新規注文したい場合

“We would like to place an order for some items. The details of our orders are written in the purchase order attached.”
(貴社の商品を注文したいと考えています。注文内容の詳細は、添付の注文書をご覧ください。)
“We are pleased to acknowledge your order.”
(ご注文喜んで承ります。)
“Thank you for your confirmation. We have one more favor to ask you if delivery is set within 1 weeks, we are prepared to make an order with you.”
(ご確認ありがとうございます。もう一点お願いがありまして、納期を1週間以内にしていただけるなら注文しようと考えています。)
“I’m afraid to inform you that it will take 2 weeks to execute your order.”
(申し訳ございませんが、いただいたご注文を履行するには2週間かかります。)

納期に関するメール内容

遅延の連絡

“This is to inform you of the shipping schedule will be delayed.“
(本スケジュールの遅延をお知らせいたします。)
“When will the item be arrived?”
(いつ到着予定ですか?)
“The delivery date is not yet decided due to the typhoon.
(台風の影響で到着日は未定です)

クレームに関する内容

届いた荷物が、オーダー数量より少ないため現地側へクレームを入れる場合

“We have to advise you that cargo arrived yesterday and has been found that there were only 300pcs in this shipment while 400pcs were ordered.Please investigate this matter urgently and send the missing 100pcs by air at your expense.“
(弊社が注文した荷物が昨日到着しましたが、400pcs発送されているはずが300pcsしかなかったことをご連絡いたします。本件至急ご確認いただき、未着の100pcsを貴社費用として空輸でお送りください。)
“We are sorry to have confused you. We will send you the missing of cargo immediately.”
(この度は混乱を招いてしまい申し訳ございません。至急残りの荷物を発送します。)

至急連絡がほしいときのとっておきのフレーズ

海外と連絡を取り合う際に非常にネックなのが、メールの返信がなかなかもらえないときです。時差の関係もあるので催促をためらいがちですが、特にこの案件に関しては至急連絡がほしい!という状況もあります。そんなときに使える便利なフレーズを紹介します。

件名に入れるべきフレーズとは?

緊急な用事として相手にわかってもらうためには、件名にわかりやすく表示しましょう。

例えば、【URGENT】や//We need your feedback!//といったフレーズを頭に追加することで、緊急性が上がります。ただし、そこまで関係性のない取引先の方に送ると失礼にあたるので、使うときは注意してください。

また、緊急レベルがそこまで高くない場合にも控えたほうが無難です。あまり多用するとそこまで急いでいないのに緊急性をアピールしていると思われてしまいます。

文面に少し工夫をするだけ!

緊急性を持たせるためには、メールの文面に工夫をすることも重要です。送り先相手が他の仕事で忙しい可能性もあるので、まずは文頭で「どういった用件」なのかを簡潔に伝えてあげる配慮をするとよいでしょう。

“Regarding to the price list that you sent yesterday, I have an urgent request.”
(先日お送りいただいた価格表について、至急お願いしたいことがございます。)

「~までに」というように期限を設定してあげると相手も優先順位をつけやすいです。

“Would you please send the documents within today?”
(今日中に書類を送付いただけますか?)
“Please kindly let us know your comment by next Monday.
(来週月曜日までにご連絡をお願いいたします。)

「~を確認してください。」だけでは、相手側は確認してから連絡しようと思い返信が遅れてしまうかもしれません。なので、5W1H(What, When, Where, Who, Why, How)の方式で質問をして、回答をもらいやすいようにしましょう。

“When can I expect to receive your reply then?”
(いつ頃ご返信をいただけますでしょうか?)

まとめ:よく使うフレーズを覚えて、実務に活かそう!

貿易実務でよく使用するフレーズを紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

様々な状況に合わせていくつか例文をピックアップしていますので、参考になればうれしいです。

こちらで紹介したもの以外にも、職場で周囲の先輩や取引先の方が使っている英文メールを真似して、どんどん新しいフレーズを覚えていくとさらに応用したビジネスメールをつくることができます。

ぜひ、今後の参考にしてみてください。

きんくま / 貿易関連の事務
きんくま / 貿易関連の事務
営業事務5年、フォワーダー業務2年、現在は海外営業事務としてコレポン業務を行なっております。

【資格】
・秘書技能検定二級
・貿易実務検定B級

2 コメント

  1. 以下、私見として。(FYI)

    >I’m afraid to inform you that it will take 2 weeks to execute your order.
    →We have to inform you that it will take two weeks to fulfill your order.

    >When will the item be arrived?
    →When will the item arrive? またはWhen will the item be delivered?

コメントは締め切りました。

1週間7万円台で留学するならスマ留

例:マルタ1週間79,800円(授業料・宿泊費込み)
スマ留の体験談
スマ留で英語留学2
スマ留で英語留学3

留学エージェント「スマ留」を利用すれば、アメリカ、オーストラリア、カナダ、フィリピン、マルタなど人気11カ国に激安で留学できます。費用は「授業料+宿泊費+α込み」で1週間7万円から!しかも選ぶ学校によって費用が変わらないから安心です。
少しでも留学やワーホリに興味がある方は、以下からチェックしてみてください。

\ 30秒で無料カウンセリング予約/

\登録で英語フレーズ集をプレゼント/

こちらの記事もおすすめ

英語勉強の人気記事

YouTube【英語字幕付き】英語学習におすすめ動画ベスト50 前半

英語教材というと、テキスト教材やアプリが主流ですが、YouTubeにも英語学習に関する動画がたくさんアップされています。...

今日から外国人と友達に!無料ペンパルアプリ&サイト15選

この記事では外国人と英語で国際交流ができるペンパル(文通)アプリやウェブサイトをご紹介します。 本格的な文通アプリ...

理解しやすさ最優先!おすすめ英語Podcastランキング【24選】

初心者向けの英語学習用おすすめポッドキャスト(Podcast)をランキングでご紹介。 ポッドキャストとはインターネ...

英語学習・英会話Youtuberチャンネル【49選】国内ランキング-2024年版-

英会話が学べる日本国内の英語学習系YouTubeチャンネルを、2022年11月時点での登録者数でランキングにしてまとめま...

勉強!経営者におすすめアマゾンプライムで見れるビジネス映画16選

企業で働くビジネスマンや経営者が観たい映画といえば、やはりビジネス関連の映画ではないでしょうか。 そして、海外出張...

無料で遊べるオンライン英語勉強サイト【11選】パソコン、mac対応

独学での英語勉強方法といえば、アプリやポッドキャスト、市販の英語教材を使って学習するのが一般的ですが、それ以外にもPC(...

英検1級講師が教えるNetflix英語学習方法【決定版】初心者は勉強前にまず見て!

海外ドラマで英語を勉強するいちばんのメリットは、楽しみながら勉強できるということです。 今ではありがたいことにDV...

正確に英語翻訳するおすすめサイト27選!無料で和訳英訳できるサイト中心

昔は英語の翻訳サイトと言えばGoogle翻訳でしたが、最近では様々なサイトやアプリから翻訳サービスが出ています。しかもそ...

通勤時におすすめ!聞き流し英語学習アプリ【12選】無料で勉強

皆さんは、英語の学習が「面倒だな…」と感じた経験はありませんか? 「TOEICのスコアアップのために勉強しようと意...

海外筋トレ&エクササイズYouTube動画【24選】人気のChloe Ting、Pamela Reifなど

自宅で英語を学びながら筋トレ&エクササイズをしよう 新型コロナウイルスで国内自粛要請の中、外出できずに体が錆びついてい...

新着記事

大学生のワーホリ徹底ガイド!自信をつける海外経験で、未来の可能性を広げよう!

「海外経験のある大学生活を送りたい」 「費用面やワーホリのサポート制度について具体的な情報を知りたい」 と思っている...

ワーホリで初期にかかる費用は?国別の費用や節約術も解説!【2024年版】

「ワーホリで新しい環境での挑戦したい…異文化での生活に惹かれる!」 「初期にかかる費用って高いかな? 心配で一歩踏み出...

ドイツ高校留学!帰国後の逆カルチャーショック対策【留学編vol.7】

こんにちは。留学ライターの高橋ミモザです。 日本の片田舎で育った高校生の長男が、ドイツの年間留学に旅立ってから早1...

ドイツ高校留学!留学中のお金の管理方法!【留学編vol.6】

こんにちは。留学ライターの高橋ミモザです。 日本の片田舎で育った高校生の長男が、ドイツの年間留学に旅立ってから早1...

ドイツ高校留学!男子高校生が体験したドイツのリアル留学ライフ【留学編vol.5】

こんにちは。留学ライターの高橋ミモザです。 日本の片田舎で育った高校生の長男が、ドイツの年間留学に旅立ってから早1...

ドイツ高校留学!男子高校生が体験したドイツのリアル留学ライフ【留学編vol.4】

こんにちは。留学ライターの高橋ミモザです。 日本の片田舎で育った高校生の長男が、ドイツの年間留学に旅立ってから早1...

ドイツ高校留学!男子高校生が体験したドイツのリアル留学ライフ【留学編vol.3】

こんにちは。留学ライターの高橋ミモザです。 日本の片田舎で育った高校生の長男が、ドイツの年間留学に旅立ってから早1...

ドイツ高校留学!男子高校生が体験したドイツのリアル留学ライフ【留学編vol.2】

こんにちは。留学ライターの高橋ミモザです。 日本の片田舎で育った高校生の長男が、ドイツの年間留学に旅立ってから早1...

【カナダワーホリ#5】貯金は可能?トロントワーホリ2年目のリアルな生活コストを紹介

トロントのワーホリはどのくらいお金が稼げるのでしょうか?カナダでの生活は高そうというイメージがある人も多いと思います。 ...

【オーストラリアワーホリ#4】オーストラリア(メルボルン)での生活編

日本で行う手続きから始まり、今回がいよいよ最終回です。 今回は、よくやく海外に来て1年経った私から見たメルボルンと...