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【貿易実務で使う英語】シーン別の例文集 納期、受発注、クレームなど

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貿易事務として働くために欠かせない業務が「コレポン」です。

コレポンとは「Correspondence」の略で、英語を使用して海外とビジネスメールを行うことです。未経験で働く方や英語が得意でない方は苦手意識を感じやすいですが、意外と定型文を押さえておくだけでスムーズに海外とやり取りをすることができます。

貿易実務で使用する英文は使うシーンが限られているので、いくつかの「よく使うフレーズ」を押さえておくといいでしょう。
現在、関西にある大手貿易会社で事務をしている筆者が、いざという時に使える代表的なビジネス英文メールを、それぞれシーン別に紹介します。

受発注に関するメール内容

相手先の商品を新規注文したい場合

“We would like to place an order for some items. The details of our orders are written in the purchase order attached.”
(貴社の商品を注文したいと考えています。注文内容の詳細は、添付の注文書をご覧ください。)
“We are pleased to acknowledge your order.”
(ご注文喜んで承ります。)
“Thank you for your confirmation. We have one more favor to ask you if delivery is set within 1 weeks, we are prepared to make an order with you.”
(ご確認ありがとうございます。もう一点お願いがありまして、納期を1週間以内にしていただけるなら注文しようと考えています。)
“I’m afraid to inform you that it will take 2 weeks to execute your order.”
(申し訳ございませんが、いただいたご注文を履行するには2週間かかります。)

納期に関するメール内容

遅延の連絡

“This is to inform you of the shipping schedule will be delayed.“
(本スケジュールの遅延をお知らせいたします。)
“When will the item be arrived?”
(いつ到着予定ですか?)
“The delivery date is not yet decided due to the typhoon.
(台風の影響で到着日は未定です)

クレームに関する内容

届いた荷物が、オーダー数量より少ないため現地側へクレームを入れる場合

“We have to advise you that cargo arrived yesterday and has been found that there were only 300pcs in this shipment while 400pcs were ordered.Please investigate this matter urgently and send the missing 100pcs by air at your expense.“
(弊社が注文した荷物が昨日到着しましたが、400pcs発送されているはずが300pcsしかなかったことをご連絡いたします。本件至急ご確認いただき、未着の100pcsを貴社費用として空輸でお送りください。)
“We are sorry to have confused you. We will send you the missing of cargo immediately.”
(この度は混乱を招いてしまい申し訳ございません。至急残りの荷物を発送します。)

至急連絡がほしいときのとっておきのフレーズ

海外と連絡を取り合う際に非常にネックなのが、メールの返信がなかなかもらえないときです。時差の関係もあるので催促をためらいがちですが、特にこの案件に関しては至急連絡がほしい!という状況もあります。そんなときに使える便利なフレーズを紹介します。

件名に入れるべきフレーズとは?

緊急な用事として相手にわかってもらうためには、件名にわかりやすく表示しましょう。

例えば、【URGENT】や//We need your feedback!//といったフレーズを頭に追加することで、緊急性が上がります。ただし、そこまで関係性のない取引先の方に送ると失礼にあたるので、使うときは注意してください。

また、緊急レベルがそこまで高くない場合にも控えたほうが無難です。あまり多用するとそこまで急いでいないのに緊急性をアピールしていると思われてしまいます。

文面に少し工夫をするだけ!

緊急性を持たせるためには、メールの文面に工夫をすることも重要です。送り先相手が他の仕事で忙しい可能性もあるので、まずは文頭で「どういった用件」なのかを簡潔に伝えてあげる配慮をするとよいでしょう。

“Regarding to the price list that you sent yesterday, I have an urgent request.”
(先日お送りいただいた価格表について、至急お願いしたいことがございます。)

「~までに」というように期限を設定してあげると相手も優先順位をつけやすいです。

“Would you please send the documents within today?”
(今日中に書類を送付いただけますか?)
“Please kindly let us know your comment by next Monday.
(来週月曜日までにご連絡をお願いいたします。)

「~を確認してください。」だけでは、相手側は確認してから連絡しようと思い返信が遅れてしまうかもしれません。なので、5W1H(What, When, Where, Who, Why, How)の方式で質問をして、回答をもらいやすいようにしましょう。

“When can I expect to receive your reply then?”
(いつ頃ご返信をいただけますでしょうか?)

まとめ:よく使うフレーズを覚えて、実務に活かそう!

貿易実務でよく使用するフレーズを紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

様々な状況に合わせていくつか例文をピックアップしていますので、参考になればうれしいです。

こちらで紹介したもの以外にも、職場で周囲の先輩や取引先の方が使っている英文メールを真似して、どんどん新しいフレーズを覚えていくとさらに応用したビジネスメールをつくることができます。

ぜひ、今後の参考にしてみてください。

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きんくま
営業事務5年、フォワーダー業務2年、現在は海外営業事務としてコレポン業務を行なっております。

【資格】
・秘書技能検定二級
・貿易実務検定B級

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