2021年 10月27日 水曜日
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BIG4外資コンサルが教える「結果を出す時間管理術」

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”タイムマネジメント”
時間管理と直訳でき、意味合いも同じこの言葉はコンサル業界で働く上で、よく耳にする重要な言葉であることを覚えておいてください。

一般的にイメージとしてわかりやすくするためにコンサルを「攻めのコンサル」と「守りのコンサル」の二種類に分けて考えることができます。

売り上げや利益増大など企業収益に直結するコンサルティングを提供する「攻めのコンサル」。コンサルティングファームが行う事業で、一般的に皆さんが想像するコンサルです。

監査法人内のアドバイザリー部門等が行う、企業の持続的な成長と発展を支える経営管理基盤の強化に関するアドバイスを提供するのが「守りのコンサル」です。

私は現在後者の「守りのコンサル」で働いています。

様々な業種・規模のクライアントを経験して、コンサルタントとしての市場価値を高めるべく新卒で入社した一般事業会社から転職しました。

私の仕事内容は主として国際財務報告基準(IFRS)および米国会計基準(USGAAP)の対応業務にあたっています。

私の取得した米国公認会計士資格を存分に発揮できる業務内容であり、忙しくも充実した毎日を送っています。

少し脱線してしまいましたが、今回はコンサル業界で活躍するために必ず身につけておきたい、タイムマネジメント能力について説明していきます。

コンサル志望の方必見の内容です!

なぜコンサルはタイムマネージメントを重要視しているのか?

理由1:「時間が足りない」

一つ目の理由として「膨大な仕事量に対し、圧倒的に時間が足りないから」ということが挙げられます。

コンサル業界は激務で大変だという認識が広まっていることかと思います。実際実務を通して、私から言えることとしては「激務」の一言です。事業会社から転職してすぐ想像より遥かに多い仕事量で、衝撃だったことを鮮明に覚えています。

自身が受け持つクライアント数や業種、あるいは部署ごとに異なるとは思いますが、繁忙期の忙しさは絶望的です。

これを乗り越えることができるのだろうか…
プロジェクトが終了した自分を想像できない…

そういったレベルで激務です。

限られた時間の中で膨大な仕事をこなすためにどうすればよいのか?
 
たどり着いた結論は、時間の使い方にフォーカスを当て工夫することです。

そうすることで終わりのない、先が想像できない仕事をこなすことが可能になります。裏を返せば、時間を有効に使う工夫ができない人はコンサル業界で活躍することは不可能でしょう。

それほどまでに、時間の使い方は重要なものです。

理由2:「仕事の効率を上げるため」

膨大な作業を細分化して時間を区切ってタスク化することで、作業の効率化が図れます。

これは仕事のみならず、あらゆる作業に共通した考え方だと思います。受験勉強を例に考えてみましょう。

朝から晩まで丸一日勉強しようと考えたとき、今日は数学をしよう!と漠然と目標を立てても、集中力が途切れて、なかなか効率的な勉強はできません。

一方、7時~8時は二次関数、8~9時は確率…といったように細かく、時間を区切って、やるべき箇所を指定しておくことでその時間内に終わらせなきゃいけないという心理が働き、集中することができますよね。

細かな目標を決めることで、それを達成した後の達成感があります。その目標が細かければ細かいほど、自分がやるべきことが明確になり、手が付けやすくなるので面倒な作業開始時もスムーズに動くことができます。

実際に周りの社員を見てみても、ほとんどの方が自分で手帳なり、アプリを使用して、自分がやるべきことを細かく設定しています。

理由3:「自己管理能力が身につく」

時間ごとにやることを決めて一日の流れを自分で作成して、それに沿って行動することで、自分ができる仕事量であったり、集中できる時間帯、効率の良いルーティン化の発見等、様々なことに気が付きます。

自分自身を正確に理解することができます。

この能力を身に着けると無理をすることなく、効率よく仕事をこなせるようになります。また、できない仕事は引き受ける段階でできないと理解できます。

これがとても重要なことです。

普段の業務で気を付けることとして、無理なスケジュールを立てないことを念頭に置く必要があります。

どれだけ時間を工夫し、効率の良い仕事をしようにも限界はあります。自分のキャパシティーを理解することで、この仕事は手におえない、無理だと判断したときすぐに断ることができます。

一番悪い例として、仕事を次々引き受け、期限までに間に合わず、すべて中途半端になってしまうというケースがあります。これは頻繁にあります。

追い詰められて鬱になったり、途中で放棄して職場に来ない方もいるのが現実です。そうならないためにも、自分の限界を知り、管理することは重要であるといえます。

今回は三つの理由を挙げて、説明してきました。

時間を管理することがどれほど重要であるか理解していただけたのではないでしょうか。

では、具体的にどのようにしてタイムマネジメントを行っているのか?

詳細を見ていきましょう!

自分に合ったツールを見つけよう

タイムマネジメントにおいてスケジュール作成が重要になります。

毎日、一週間ごと、一か月ごと、プロジェクトの規模や個人の仕事量に合わせた期間でスケジュールを組む必要があります。ただこの作業が最初は面倒に感じられ、なかなか定着しない人がつまずくポイントの一つです。

確かに毎日毎日スケジュールを立てることは負担になりますし、時間も使うことになります。

しかしながら、時間を割いて丁寧に行う必要があることも事実です。

自分に負荷がかからない、またスケジュールが見やすい、変更しやすいなど使いやすいツールを見つけることが重要になってきます。

使いやすいと感じるツールは人によって異なります。

手帳に直接書き込む人もいれば、スマホのアプリを使用して朝の通勤時間にスケジュールを立てる人、エクセルを用いて自分が見やすいようにカスタマイズを行う人などそれぞれです。

私が個人的におススメするツールは、スマホアプリを活用する方法です。

実際にスケジュール管理はアプリですべて行っています。

手帳やエクセルも使用した経験がありますが、それらを踏まえてスマホアプリを使用する利点を三点、紹介していきます。

スマホアプリを利用する利点

手軽で簡単

基本的にスケジュール帳は、一日の間に何回も見返すものです。計画通りにタスクをこなせているか、急遽別の仕事が入ったりしたときの変更や確認等、その都度更新されていくので、簡単にアクセスできるものが望ましいです。

開くまでにいくつかプロセスが必要になる場合、開くこと自体面倒に感じられ、予定の変更、確認等を怠る傾向にあります。

私自身もパソコンのツールを用いてスケジュールを管理していたころは、パソコンを開くという動作が徐々に面倒に感じるようになり、開く回数もだんだん減っていきました。

そうなってしまうと、メモや付箋に簡単に書き留めるようになり、見返したときにどのタスクに優先順位があるのか。何からこなすのが一番効率が良いのかわからなくなってきます。

そういった事態を避けるためにも、予定に変更があればすぐにスケジュールに反映させて、見返したときに最新のやることリストが表示されるようにすることが大切です。やるべきことが明確になるだけで考える時間や、誤った時間配分をしなくなるのでストレスが激減します。

とっかかりやすさでいうと、スマホを利用するのが最適であることは皆さんもよく理解しているのではないでしょうか。

コンパクトであり、常に携帯が可能かつ起動までも素早く行うことができるので、手軽さという面でスマホはスケジュール管理に最適といえるでしょう。

他人と共有ができる

これはパソコンでも可能なのですが、ここでは紙の手帳との差別化をするために紙とスマホで比較していきます。

案件に対して個人で進めることもあればチームで進めることもあります。チームで進めていく場合、お互いが今何をしているのか、また、パートナーの方が仕事を割り振りやすいようにするためにも各個人のスケジュールを把握することはとても重要なことです。

その際、スマホやパソコンであればすぐに共有が可能であるため、紙の手帳と比較しても優位性があるといえますよね。

コストゼロ、種類も豊富

スマホアプリでスケジュール管理をする利点の一点目で手軽で簡単なことを上げましたが、これは操作性だけでなく、コストの観点からも手軽であるといえます。

スマホアプリを探す際、検索で「スケジュール」とか入力していただけたらたくさんの無料アプリがヒットします。自分に合いそうなものを探すことができますし、何より無料ですので、始めてみてもし自分に合わないなと思ったらすぐに別のアプリを試すことができます。

この手軽さがアプリを使用する一番の利点です。

英語のマネージメントはどうしているのか

この記事を読んでいただいている方は、コンサル志望でコンサルでは英語が重要であると考えている方が多いと思います。では、実際にコンサルで働いている方はどのようにして英語力を維持しているのか簡単に説明していきます。

ただ英語を業務上扱うといっても個人によって求められるレベルは違っており、一概にみんな英語力を維持または向上に向けてトレーニングをしているというわけではないという前提のもと、私自身や私の周りの社員がどのように英語を日々扱っているか述べていきます。

端的に結論を言うと、

仕事以外の時間で仕事のための英語学習はあまりしない

といえます。

業務上必要になってくるスキルはその都度学習し、次に生かすことができるようにインプットします。なので、将来必要になるのではないかと思うようなことでも、前もって英語を学習するということはありません。

ここで、先ほど言ったことでおそらく皆さん引っかかっている「仕事のための」という前置きについて説明します。

コンサル業界は、外国籍の方をはじめ帰国子女、留学経験者等英語に慣れ親しんだ方が多く在籍する業界のうちの一つです。

そういった方々とコミュニケーションをとる場合、英語を用いるケースが多いです。これは業務のみならず雑談であったり、プライベートで遊ぶ場合などいろんな場面で必要になってきます。

英語を使いこなせるようになればなるほど、そういった方々とも仲良くなれますし、何より人脈の広さはいろんな仕事をこなすうえで必ず役に立ちます。

そういった意味で純粋にコミュニケーションの手段として英語を学習する方は結構います。

まとめ

今回はタイムマネジメントがどれほど重要であるか、また、どのようにしてそれをしているか具体的に私自身の経験も踏まえながら説明してきました。

時間を管理することは仕事の効率化のみでなく、様々な波及効果があることを理解していただけたと思います。

誰でも今からすぐに行動できることなので、自分自身の管理を通してマネジメント力向上に努めてみてください!

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Shu / 米国公認会計士
《資格》
TOEIC990点、日商簿記一級、米国公認会計士

《経歴》
地方の国立大学に進学し、在学中にUSCPA(米国公認会計士)資格を取得し、新卒でBig4会計系コンサルに従事。
その一年後同グループ内の監査法人へ異動。二年半の監査業務を経て、他Big4監査法人へ転職。

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